POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y PRIVACIDAD

Versión 1.0
Fecha de entrada en vigencia: 30 de agosto de 2026

1. Responsable del tratamiento

XLT Capital SAS BIC, que opera comercialmente bajo la marca Cybermayorista, es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través del sitio web Cybermayorista y de los canales relacionados con su operación comercial.

Razón social: XLT Capital SAS BIC
Nombre comercial: Cybermayorista
Domicilio: Barranquilla, Atlántico, Colombia
Dirección física: CL 86 51B 70
Código postal: 080020
Correo electrónico para asuntos de privacidad: hola@cybermayorista.com
Teléfono: +57 333 0701205
Área responsable: Responsable de privacidad y protección de datos
Sitio web: Cybermayorista
Canal de contacto: sección de Contacto disponible en el sitio web.

2. Objeto y alcance

Esta Política establece los criterios bajo los cuales Cybermayorista recolecta, utiliza, almacena, consulta, actualiza, transmite, comunica, protege y, cuando corresponda, elimina datos personales relacionados con visitantes, clientes, usuarios registrados, compradores y demás personas que interactúen con nuestros servicios.

La Política se aplica a los datos tratados directamente por Cybermayorista y a aquellos que deban ser comunicados a terceros para ejecutar una compra, procesar un pago, realizar una entrega, brindar soporte, proteger la plataforma o cumplir una obligación legal.

Esta Política se interpreta de acuerdo con la legislación colombiana aplicable sobre protección de datos personales, incluyendo la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

3. Principios aplicables al tratamiento

Cybermayorista procura que el tratamiento de datos personales se realice conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Los datos serán utilizados para finalidades determinadas, legítimas y relacionadas con la relación existente entre Cybermayorista y el Titular. No se utilizarán deliberadamente para finalidades incompatibles con aquellas informadas al momento de su recolección o autorizadas posteriormente.

4. Datos personales que podemos tratar

Dependiendo de la forma en que una persona utilice Cybermayorista, podemos tratar las siguientes categorías de información:

Datos de identificación y contacto: nombre, apellidos, correo electrónico, teléfono y demás información suministrada para identificar al usuario o comunicarnos con él.

Datos de cuenta: nombre de usuario, identificadores internos, información necesaria para autenticación, preferencias de cuenta e información vinculada con el historial del cliente.

Datos de facturación y entrega: nombre o razón social cuando corresponda, dirección de facturación, dirección de entrega, ciudad, departamento o región, país, código postal y demás información necesaria para tramitar un pedido.

Información de compras y pedidos: productos adquiridos, cantidades, precios, descuentos, impuestos, costos de envío, método de envío, estado del pedido, devoluciones, reclamaciones, comunicaciones asociadas y demás información necesaria para gestionar la relación comercial.

Información relacionada con pagos: método de pago utilizado, importe, moneda, estado de la transacción, referencias y demás información transaccional recibida o necesaria para relacionar el pago con un pedido. Cuando el pago sea procesado mediante una pasarela externa, la información que el cliente suministre directamente a dicha pasarela estará además sujeta a las condiciones de tratamiento del respectivo proveedor.

Transferencias bancarias: cuando el cliente utilice la modalidad de transferencia bancaria, Cybermayorista puede tratar el comprobante aportado por el cliente, su fecha de envío, estado de conciliación y, cuando corresponda, una referencia bancaria. Los comprobantes admitidos por el sistema pueden incluir archivos de imagen o PDF.

Datos relacionados con entregas y logística: información necesaria para preparar, gestionar, monitorear y entregar el pedido, incluyendo destinatario, dirección, información de contacto, transportador, número de seguimiento y eventos logísticos.

Registros de consentimiento y preferencias de privacidad: identificadores técnicos, versión de la política aceptada, categorías de consentimiento elegidas, origen de la decisión y fechas relacionadas con la creación o modificación de esas preferencias.

Datos de seguridad y acceso: dirección IP y determinados datos relacionados con intentos de acceso, autenticación, resultado de la operación y referencias técnicas necesarias para detectar abuso, limitar intentos, investigar incidentes o proteger cuentas y sistemas.

Información técnica de navegación: información necesaria para funcionamiento, seguridad y preferencias del sitio, incluyendo cookies o tecnologías equivalentes. El alcance específico se desarrolla en la Política de Cookies.

Información obtenida mediante autenticación externa: si Cybermayorista habilita inicio de sesión mediante un proveedor externo y el usuario decide utilizarlo, podemos recibir los datos necesarios para identificar o crear la cuenta, como identificador del proveedor, correo electrónico y nombre, de acuerdo con los permisos autorizados por el usuario.

Datos suministrados mediante formularios: cualquier dato proporcionado voluntariamente a través de formularios de contacto, soporte, consultas u otros formularios publicados en el sitio. Las categorías concretas dependen de los campos incluidos en cada formulario.

5. Finalidades del tratamiento

Cybermayorista podrá tratar los datos personales, según corresponda, para:

1. Crear, administrar y proteger cuentas de usuario.
2. Identificar y autenticar usuarios.
3. Recibir, validar, procesar y administrar pedidos.
4. Gestionar facturación, cobros, pagos y conciliaciones.
5. Confirmar transacciones y comunicarse con el cliente acerca de una compra.
6. Preparar, tramitar, enviar y hacer seguimiento a productos.
7. Facilitar la ejecución de pedidos mediante proveedores externos cuando el modelo operativo del producto lo requiera.
8. Gestionar devoluciones, reclamaciones, garantías, reembolsos y solicitudes de soporte.
9. Mantener el historial comercial y operativo necesario para la atención del cliente.
10. Prevenir fraude, abuso, accesos no autorizados y otros eventos que puedan afectar la seguridad del usuario o de la plataforma.
11. Mantener registros técnicos y de seguridad necesarios para diagnosticar incidentes.
12. Registrar y respetar las preferencias de privacidad y consentimiento.
13. Enviar comunicaciones transaccionales, operativas o relacionadas con cambios relevantes de nuestras condiciones o políticas.
14. Atender peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales.
15. Cumplir obligaciones contractuales, contables, tributarias, administrativas, judiciales o legales aplicables.
16. Realizar medición, analítica o mejora del servicio cuando estas funciones se encuentren habilitadas y, cuando sea exigible, el usuario haya otorgado el consentimiento correspondiente.
17. Enviar comunicaciones promocionales o realizar actividades de marketing únicamente cuando exista la autorización o habilitación legal requerida y respetando las preferencias del Titular.

Las comunicaciones necesarias para ejecutar una compra, informar sobre un pedido, atender una solicitud, comunicar un asunto de seguridad o informar una modificación legal relevante no se consideran comunicaciones promocionales.

6. Autorización para el tratamiento

Cuando la legislación lo requiera, Cybermayorista solicitará autorización previa, expresa o inequívoca del Titular para el tratamiento de sus datos y conservará evidencia de dicha autorización en los términos aplicables.

La autorización podrá obtenerse mediante medios electrónicos, formularios, selecciones de consentimiento u otros mecanismos que permitan demostrar razonablemente la decisión del Titular.

El silencio no será interpretado como autorización.

Determinados tratamientos podrán realizarse sin autorización cuando la legislación expresamente lo permita, incluyendo los supuestos contemplados por la Ley 1581 de 2012.

7. Datos sensibles

Cybermayorista no solicita de manera ordinaria datos personales sensibles para realizar una compra.

Si excepcionalmente fuera necesario tratar información considerada sensible por la legislación colombiana, se informará previamente al Titular sobre su naturaleza, la finalidad del tratamiento y el carácter facultativo de suministrarla, y se obtendrá la autorización expresa cuando corresponda.

Ninguna actividad ordinaria de compra deberá condicionarse al suministro injustificado de datos sensibles.

8. Datos de niños, niñas y adolescentes

Cybermayorista no está orientado a recolectar deliberadamente datos de niños, niñas o adolescentes para finalidades incompatibles con sus derechos.

Cuando resulte necesario tratar datos de un menor, se observará su interés superior, el respeto de sus derechos fundamentales y los requisitos de autorización y participación de su representante legal establecidos por la legislación colombiana.

9. Proveedores, encargados y terceros

Para desarrollar su operación, Cybermayorista puede necesitar que determinados terceros traten información limitada relacionada con una operación.

Esto puede incluir proveedores de procesamiento de pagos; entidades financieras; proveedores de productos; operadores logísticos y transportadores; servicios de alojamiento e infraestructura; servicios de correo electrónico; mecanismos de autenticación; herramientas de seguridad; proveedores de soporte; y autoridades cuando exista una obligación legal.

En productos abastecidos desde marketplaces o proveedores externos, determinados datos de entrega pueden ser necesarios para tramitar el pedido con el proveedor que efectivamente deba prepararlo o despacharlo. En el caso de productos procedentes de AliExpress, por ejemplo, dicha información podrá ser utilizada cuando el flujo de fulfillment del pedido requiera gestionar la compra o entrega a través de ese proveedor.

Cuando el usuario seleccione una pasarela externa, como Mercado Pago si se encuentra habilitada, la pasarela podrá tratar la información necesaria para procesar el pago bajo sus propias políticas y obligaciones.

La mera instalación técnica de una integración no implica necesariamente que Cybermayorista utilice todos sus servicios o finalidades. Las integraciones opcionales únicamente serán consideradas activas cuando efectivamente estén configuradas y utilizadas.

10. Proveedores ubicados fuera de Colombia

Algunos proveedores tecnológicos, comerciales, de pago, autenticación, infraestructura, fulfillment o logística pueden operar o almacenar información desde otros países.

Cuando una operación implique transmisión o transferencia internacional de datos personales, Cybermayorista aplicará las reglas previstas por la legislación colombiana, las autorizaciones que correspondan, las excepciones legales aplicables y las medidas contractuales o de protección pertinentes.

La utilización de un proveedor extranjero no autoriza el uso de los datos para finalidades distintas de las necesarias o informadas.

11. Analítica, publicidad y marketing

Cybermayorista dispone de un gestor de preferencias que distingue entre tecnologías esenciales, de analítica y de marketing.

Las funciones necesarias para operar el sitio y completar una compra podrán utilizarse como tecnologías esenciales.

Las herramientas de analítica solo deberán activarse cuando se encuentren configuradas y, cuando sea exigible, el usuario haya aceptado la correspondiente categoría de consentimiento.

Las funciones de marketing, publicidad personalizada o remarketing estarán sujetas a su configuración efectiva y a las autorizaciones que correspondan. La existencia de una integración técnica con un proveedor no significa por sí misma que estas actividades se encuentren activas.

Cuando Cybermayorista utilice herramientas de medición ecommerce, procurará que los eventos enviados no incorporen directamente nombre, correo electrónico, teléfono o dirección del comprador desde la integración propia de la plataforma.

12. Cookies y tecnologías similares

Cybermayorista utiliza cookies y tecnologías similares necesarias para funciones como mantener una sesión, conservar el carrito, recordar preferencias y proteger determinadas operaciones.

Las tecnologías opcionales se administran mediante el gestor de consentimiento disponible en el sitio.

La información sobre las cookies detectadas, categorías, finalidad, duración y responsable se encuentra desarrollada en la Política de Cookies de Cybermayorista.

Las preferencias de privacidad configuradas por el usuario se conservan actualmente por un período de 180 días, salvo que el usuario las modifique antes o cambie la configuración aplicable.

13. Conservación de la información

Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para las finalidades que justificaron su tratamiento y durante los períodos adicionales exigidos por obligaciones contractuales, contables, tributarias, administrativas, judiciales o legales.

En particular:

• el registro propio de consentimiento de Cybermayorista tiene actualmente una política de retención de 730 días;
• las preferencias almacenadas para recordar las decisiones de privacidad tienen una duración configurada de 180 días;
• la auditoría propia de acceso conserva un historial limitado a los 250 intentos más recientes procesados por ese módulo;
• la información de pedidos, facturación, pagos, comprobantes, entregas, devoluciones y reclamaciones podrá conservarse mientras exista una finalidad contractual o una obligación legal que justifique dicha conservación.

Cumplida la finalidad y terminados los períodos de conservación aplicables, la información será eliminada, anonimizada o bloqueada cuando técnica y jurídicamente corresponda.

14. Seguridad de la información

Cybermayorista adopta medidas administrativas, técnicas y organizativas destinadas a proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación, uso indebido o destrucción.

Entre estas medidas pueden existir controles de acceso, restricciones según roles, mecanismos contra intentos reiterados de autenticación, controles de integridad y herramientas de detección o mitigación de amenazas.

Cuando se encuentre configurado un servicio de validación como reCAPTCHA, determinados datos técnicos necesarios para verificar el intento, incluida la dirección IP, podrán ser comunicados al proveedor del servicio para realizar la validación.

Ningún sistema conectado a Internet puede garantizar riesgo cero. Cybermayorista revisará razonablemente sus controles y atenderá los incidentes de acuerdo con su naturaleza y las obligaciones aplicables.

15. Derechos de los Titulares

De conformidad con la legislación colombiana, el Titular podrá, según corresponda:

• conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
• solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando legalmente no sea necesaria;
• ser informado sobre el uso dado a sus datos;
• presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento;
• solicitar la supresión de información cuando resulte legalmente procedente;
• revocar la autorización cuando proceda;
• acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos de la ley;
• acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el procedimiento aplicable ante el Responsable o Encargado del Tratamiento.

16. Procedimiento para consultas y reclamos

Las solicitudes relacionadas con datos personales podrán dirigirse al Responsable de privacidad y protección de datos mediante:

Correo: hola@cybermayorista.com
Teléfono: +57 305 244 6375
Página de contacto: sección Contacto de Cybermayorista
Dirección física: [COMPLETAR DIRECCIÓN FÍSICA ANTES DE PUBLICAR]

La solicitud deberá permitir identificar razonablemente al Titular o a su representante y describir con claridad la información o actuación solicitada. Cuando sea necesario, Cybermayorista podrá pedir información adicional para verificar la identidad o legitimación del solicitante.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Cuando no sea posible responder dentro de dicho término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá exceder de cinco (5) días hábiles adicionales.

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles, de conformidad con la legislación aplicable. Cuando no sea posible resolverlos dentro de ese término, se informará la causa y la nueva fecha de atención, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

Estos términos corresponden a los procedimientos establecidos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

17. Revocatoria, supresión y retiro de comunicaciones

El Titular podrá solicitar la revocatoria de una autorización o la supresión de sus datos cuando resulte jurídicamente procedente.

La eliminación no procederá respecto de información cuya conservación sea necesaria para cumplir una obligación legal, contractual, contable, tributaria, judicial, atender una reclamación o ejercer o defender derechos.

Cuando una persona haya autorizado comunicaciones promocionales podrá retirar esa autorización o utilizar los mecanismos de cancelación disponibles. El retiro de comunicaciones promocionales no impide el envío de mensajes necesarios para administrar pedidos, pagos, seguridad, soporte o asuntos legales.

18. Enlaces y servicios de terceros

Cybermayorista puede contener enlaces o conexiones con sitios y servicios administrados por terceros.

Cuando el usuario abandona Cybermayorista o utiliza directamente un servicio de un tercero, el tratamiento realizado exclusivamente por dicho tercero estará sujeto a sus propias políticas y condiciones. Recomendamos revisar esas políticas antes de proporcionar información directamente al servicio correspondiente.

19. Modificaciones a esta Política

Cybermayorista podrá modificar esta Política cuando cambien sus actividades, tratamientos, proveedores, requisitos legales o medidas relevantes de privacidad.

Cada nueva versión será identificada con su número y fecha de vigencia.

Cuando una modificación sea sustancial y requiera ponerla en conocimiento de los Titulares, Cybermayorista utilizará medios razonables y eficientes para comunicarla antes de implementar el nuevo tratamiento cuando así lo exija la normativa aplicable.

La regulación colombiana exige que las políticas indiquen su fecha de entrada en vigencia y el período de vigencia de las bases de datos, y que los cambios sustanciales sean comunicados oportunamente.

20. Vigencia de las bases de datos

Esta Política entra en vigencia el 30 de agosto de 2026.

Las bases de datos administradas por Cybermayorista permanecerán vigentes mientras subsistan las finalidades para las cuales fueron creadas, la relación contractual o comercial correspondiente, la atención de obligaciones derivadas de dicha relación y los períodos de conservación exigidos por la legislación aplicable.

Cuando ya no exista una finalidad legítima o una obligación de conservación, los datos serán eliminados o anonimizados cuando corresponda.

21. Contacto

Para preguntas sobre esta Política o para ejercer derechos relacionados con sus datos personales, puede comunicarse con:

XLT Capital SAS BIC — Cybermayorista
Responsable de privacidad y protección de datos
Barranquilla, Atlántico, Colombia
Correo: hola@cybermayorista.com
Teléfono: +57 333 0701205
Dirección física: CL 86 51B 70